Politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité (la « Politique de Confidentialité ») décrit la manière dont nous (COLIBEE) recueillons et utilisons les données à caractère personnel que nous collectons directement auprès de vous ou qui nous sont rendues disponibles indirectement, ainsi que les droits que vous détenez sur ces données à caractère personnel en application de la législation en vigueur.

Cette Politique de Confidentialité pourra faire l’objet de modifications, qui prendront effet à leur date de publication sur le site « www.colibee.com ».

ARTICLE 1 – DEFINITIONS

1.1 « Destinataire » : la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de Données à caractère personnel, qu’il s’agisse ou non d’un tiers.

1.2 « Données à caractère personnel » : désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ; est réputée être une «personne physique identifiable» une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

1.3 « Responsable du traitement » : désigne la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement.

1.4 « Sous-traitant » : désigne la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du Responsable du traitement.

1.5 « Traitement » : désigne toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.

1.6 « Violation de données à caractère personnel » : désigne une violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée de données à caractère personnel transmises, conservées ou traitées d’une autre manière, ou l’accès non autorisé à de telles données.

ARTICLE 2 – QUEL EST NOTRE RÔLE DANS LE TRAITEMENT DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL ?

2.1 COLIBEE, société par action simplifiée au capital de 69 089 €, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Paris sous le n°504 594 292, dont le siège social est situé 15 rue Drouot, 75009 Paris, agit, pour les besoins de l’exercice de l’ensemble de ses activités en matière de constitution, d’animation et d’exploitation de son réseau de consultants indépendants de haut niveau en conseil en organisation, en systèmes d’information et en management de transition, en qualité de responsable de traitement.

2.2 Notre responsable des Données à caractère personnel peut être joint à l’adresse électronique suivante : privacy@colibee.com

ARTICLE 3 – COMMENT COLLECTONS NOUS VOS DONNEES A CARACTERE PERSONNEL ?

3.1 Vos Données à caractère personnel peuvent être collectées directement auprès de vous, principalement par les échanges avec nos équipes, et les formulaires dématérialisés au sein de nos applications ou, sous les réserves légales applicables, indirectement auprès de tiers.

3.2 Si des formulaires de collecte comportent des Données à caractère personnel facultatives, les champs de ces données ne comporteront pas d’astérisques (lesquels sont réservés aux données nécessaires contractuellement ou légalement).

3.3 Si des Données à caractère personnel sont nécessaires à la conclusion et à l’exécution d’un contrat mais ne sont pas transmises par vos soins (adresse de facturation par exemple ou éléments nécessaires à l’équipe commerciale pour ses opérations), COLIBEE pourra être empêchée d’exécuter ses obligations contractuelles.

3.4 Nous ne collectons pas les Données à caractère personnel qui révèlent l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, les données à caractère personnel génétiques, les données à caractère personnel biométriques aux fins d’identifier une personne physique de manière unique, les Données à caractère personnel concernant la santé (hors obligations légales particulières) ou les Données à caractère personnel concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique.

3.5 Nos activités ne sont pas destinés aux mineurs. COLIBEE ne collecte et ne traite pas sciemment de Données à caractère personnel de mineurs. Si vous avez moins de 18 ans, veuillez ne pas nous fournir de Données à caractère personnel.

ARTICLE 4 – POUR QUELLES FINALITES ET QUELLES DUREES TRAITONS-NOUS DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL ?

4.1 En notre qualité de Responsable de traitement, nous opérons des Traitements de Données à caractère personnel aux fins suivantes :

Gestion des candidatures (postes Colibee) : afin d’assurer la gestion des candidatures à un poste à pourvoir chez COLIBEE, nous traitons les Données à caractère personnel pertinentes pour l’examen et la sélection des candidatures :
- identité (nom, prénom, adresse, photographie),
- données professionnelles présentes sur les les CV,
- lettres de motivations et échanges, entretiens et notes d’entretiens de candidatures
- souhaits formulés par les candidats en termes d’emploi, appréciation des aptitudes professionnelles à partir de critères objectifs et en lien direct et nécessaire avec l’emploi recherché, prises de références, grille de rémunération.

Base juridique : un tel traitement est nécessaire à nos intérêts légitimes d’intégration de possibles nouveaux collaborateurs.

Durée : vos données personnelles seront conservées pour la période nécessaire à l’aboutissement du processus de recrutement. Sauf demande contraire de votre part, vos données personnelles sont conservées afin d’étudier la possibilité de vous proposer d’autres postes susceptibles de correspondre à votre profil et ce pendant une durée maximale de deux (2) ans à compter de votre dernier contact avec Colibee

Gestion des candidatures des consultants à l’accès au réseau : afin d’assurer la gestion des candidatures des consultants au réseau Colibee, nous traitons les Données à caractère personnel pertinentes pour l’examen et la sélection des candidatures, telles que :

Les données personnelles non publiques qui décrivent votre formation et expérience professionnelle, ainsi que les données professionnelles présentes sur les CV ;
Eléments permettant l’identification de la personne Physique (consultant) et de sa société d’exploitation ; ainsi que les données d’identité (nom, prénom, adresse, photographie)
échanges, entretiens et notes d’entretiens de candidatures, souhaits formulés par les candidats, prises de références
appréciation des aptitudes professionnelles à partir de critères objectifs et en lien direct et nécessaire avec l’entrée dans le réseau Colibee

Base juridique : un tel traitement est nécessaire à nos intérêts légitimes de recherche et intégration de possibles nouveaux consultants dans le réseau Colibee, qui seront ensuite proposés aux prospects et Client de Colibee.

Durée : En cas de rejet de la candidature, les données collectées issues du processus d’inscription seront détruites par Colibee après 5 ans, ce qui permettra au consultant de pouvoir conserver ses données jusqu’à sa prochaine tentative de candidature au réseau Colibee (si nous lui demandons de revenir candidater après une prochaine expérience professionnelle – qui s’avère être en moyenne de 5 ans).

Gestion de nos relations avec nos consultants: afin de gérer nos opérations et nos relations avec nos consultants, nous collectons les Données à caractère personnel pertinentes pour assurer :

L’identification de la personne Physique (consultant) et de sa société d’exploitation ; ainsi que les données d’identité (nom, prénom, adresse, photographie)
Le suivi des expériences, des compétences, proposition de missions, réalisation et suivi de missions
La sélection des consultants selon les besoins proposés par les prospects/clients de Colibee, permettant la présentation de ces derniers à des entretiens de vente auprès de clients.
La négociation et suivi des contrats, de la conformité, des factures, règlements, statistiques financières et de chiffre d’affaires,
Le suivi des aptitudes professionnelles à partir de critères objectifs et en lien direct avec les missions réalisées.
Souhaits financiers et lieu de travail

Base juridique : un tel traitement est nécessaire à nos intérêts légitimes de qualification/suivi de notre réseau de consutants et de devéloppement de nos opérations commerciales :

Durée :

les éléments liés à l’idendité/vie professionnelle/données personnelles liées aux opportunités/conformité légale sont conservés durant 5 ans après la fin de l’appartenance au réseau Colibee
les éléments contractuels (CRAs/frais/Contrats/factures/paiements…Ect) sont conservés pendant une durée de 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable.

Gestion de nos relations avec nos fournisseurs: afin de gérer nos relations avec nos fournisseurs, nous collectons les Données à caractère personnel pertinentes pour :
- Sélectionner des fournisseurs et entretenir une documentation sur ces derniers :
- Pour administrer les contrats, les commandes, les factures, les règlements, établir des titres de paiement, des statistiques financières et de chiffre d’affaires par fournisseur,

Base juridique : un tel traitement est nécessaire à nos intérêts légitimes de recherches de partenaires, de contractualisation ou d’execution d’un contrat avec nos fournisseurs.

Durée : Les éléments sont conservés pendant toute l’execution de la relation contractuelle. Puis à la fin de la relation contractuelle :

les éléments commerciaux liés à la gestion du conrat sont conservés 5 ans
les éléments contractuels sont conservés pendant 10 ans (contrats/factures/paiements)

Gestion de nos relations avec nos clients et prospects: afin de gérer nos relations avec nos prospects et nos clients , nous collectons les Données à caractère personnel pertinentes pour :

Les opérations de prospection et de démarchage
Administrer les contrats, les commandes, les factures et avoirs, règlements, commentaires clients,
initier puis éxecuter les actions de fidélisation, de sélection des prospects, avis de clients sur les services, données relatives aux transactions, données relatives aux moyens de paiement, factures, remises, retenues, oppositions, données bancaires.
L’éxecution de la prestation et son suivi commercial
établir des statistiques commerciales et financières à des fins de reportings et de développement de territoire

Base juridique (prospection) : un tel traitement est nécessaire à nos intérêts légitimes de développement de nos services sur le marché, dans le but de consolider/développer notre activité commerciale et notre visibilité.

Base juridique (clients) : un tel traitement est nécésaire à

nos intérêts légitimes de faire connaître nos services sur le marché, dans le but de développer notre activité commerciale et notre visibilité.
nos intérêts légitimes concernant le développement de notre portefeuille clients, ainsi que l’éxecution de mesures précontractuelles, puis contractuelles.

Durée :

Les données prospects sont conservées pendant un délai de trois ans à compter du dernier contact émanant de Colibee à destination du prospect
les données clients sont conservées pendant la relation contractuelle et cinq ans après leur terme. les données contractuelles (CRAS/Frais/factures/Contrats sont conservés pendant 10 ans).

Comptabilité: afin de respecter les différentes obligations légales découlant de l’exercice complète de notre activité, nous traitons les Données à caractère personnel pertinentes aux fins de l’établissement et du suivi de notre comptabilité.

Données :

identité, adresse, domiciliation bancaire, renseignements sur la nature des opérations effectuées, règlement de factures, de frais, de taxes et impôts.
nature de la prestation réalisée et contacts commerciaux.

Base juridique : un tel traitement est nécéssaire pour le respect de nos obligations légales (conservation comptable des factures, établissement de documents financiers, fiscaux ou comptables).

Durée : dix ans à compter de la fin de l’exercice.

Gestion de contentieux: nous collectons et traitons les Données à caractère personnel pertinentes pour la préparation, l’exercice et le suivi d’actions disciplinaires ou de recours en justice et, le cas échéant, pour l’exécution de la décision rendue.

Données :

données d’identification des mis en cause, des victimes, des témoins et des auxiliaires de justice (noms, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, nationalité, adresse, téléphone, email),
données relatives à des infractions, condamnations (faits litigieux, informations, documents et pièces recueillis tendant à établir les faits susceptibles d’être reprochés, caractéristiques du contentieux (constats, témoignages, attestations, actes de procédure, pièces de procédures), caractéristiques du contentieux (actes de procédure, bulletins, convocations, actes de communication de pièces, écritures judiciaires, décisions juridictionnelles, actes d’officiers ministériels), condamantions, suivi de procédure.

Base juridique : un tel traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles, en cas de contentieux lié à un contrat.

Base juridique : un tel traitement est nécessaire à nos intérêts légitimes de mettre en œuvre nos droits à la défense, en cas de contentieux non lié à un contrat.

Durée : pendant le contentieux et après extinction des voies de recours, puis archivage dans un support distinct et sécurisé si intérêt historique.

Gestion des partenariats: nous collectons et traitons les Données à caractère personnel pertinentes pour
- le suivi des conventions de partenariat,
- la réalisation de projets communs,
- la communication interne et externe et la production de statistiques.

Données : identité, coordonnées, projets suivis, échnages liés à la mise en œuvre des projets, statistiques, participation aux évènements.

Base juridique : un tel traitement est nécessaire à nos intérêts légitimes concernant nos actions d’animation de notre réseau de consutants indépendants.

Durée : les données relatives aux s sont conservées pendant la relation contractuelle et cinq ans après leur terme (prescription).

Gestion de la communication et des évènements: nous collectons et traitons les Données à caractère personnel pertinentes pour :

– La gestion de notre site internet et de nos pages de réseaux sociaux.

– La gestion de nos évènements (inscriptions, organisation logistique, évaluation, statistiques).

– les actions de communication (interne/externe) et de marketing

Données : identité, coordonnées, projets suivis, échnages liés à la mise en œuvre des projets, statistiques.

Base juridique : un tel traitement est nécessaire à nos intérêts légitimes de mettre en œuvre des actions de communication auprès de notre réseau de consultants et de nos prosepects/ clients, pour faire connaître nos activités.

Base juridique : un tel traitement, lorsque les actions de communication sont consécutives à la transmission volontaire de votre adresse électronique en vue de la réception de newsletters ou le téléchargement de documents sur notre site, est fondé sur votre consentement.

Durée : les données de préparation des publications sont conservées cinq ans à compter de leur mise en ligne, les données pour l’envoi des newsletter sont conservées tant que la Personne concernée ne se désinscrit pas, les données de relation presse sont conservées cinq ans, les données des pages des réseaux sociaux sont conservées le temps de l’existence du compte du réseau social concerné (sauf droit à l’effacement ou d’opposition), les données liées aux évènements ne sont pas conservées au-delà de cinq années après la réalisation de l’évènement considéré.

Cookies: dans le cadre de nos actions de suivi de l’usage de notre site et de notre application, nous collectons et traitons les Données à caractère personnel pertinentes :
- pour améliorer votre expérience utilisateur et établir des statistiques.

Données : données de connexion et de navigation Internet.

Base Juridique : un tel traitement est fondé sur votre consentement.

Durée : les Données à caractère personnel sont conservées au plus pour 12 mois.

4.2 Si nous souhaitons utiliser vos Données à caractère personnel pour une autre finalité que celle ayant présidé à leur collecte, nous vous en informerons préalablement.

4.3 En notre qualité de Responsable de traitement, nous traitons par ailleurs des Données à caractère personnel aux fins de diverses finalités propres aux activités de notre personnel, que nous informons directement à ce sujet.

ARTICLE 5 – QUI EST DESTINATAIRE DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL QUE NOUS TRAITONS ?

5.1 Avant de partager vos Données à caractère personnel avec des Destinataires, nous examinons si ce partage est pertinent et nécessaire et à quel titre lesdits Destinataires sont susceptibles de recevoir vos Données à caractère personnel (Responsable de traitement, Sous-traitant).

5.2 Nous veillons à ce que seules des personnes habilitées au sein de COLIBEE puissent accéder à vos Données à caractère personnel lorsque cet accès est nécessaire à l’exécution de leurs fonctions, à savoir plus spécifiquement :

le personnel habilité du service commercial, ainsi que leurs responsables hiérarchiques ;
le personnel habilité du service administratif et du service finance, ainsi que leurs responsables hiérarchiques ;
le personnel habilité du service informatique, ainsi que leurs responsables hiérarchiques.

Des Destinataires extérieurs sont également susceptibles de recevoir communication de vos Données à caractère personnel, à savoir :

le personnel habilité des services chargés du contrôle (commissaire aux comptes, services chargés des procédures internes du contrôle…) ;
le personnel habilité des Sous-traitants, lesquels sont soumis à un contrat précisant leurs obligations ;
les organismes, les auxiliaires de justice et les officiers ministériels, dans le cadre de leur mission de recouvrement de créances ou de gestion du contentieux ;
les partenaires soumis à une obligation de confidentialité, les auxiliaires de justice et le cas échéant les juridictions compétentes pour permettre la vente ou le transfert de tout ou partie de nos activités ou actifs.

5.3 Nous pouvons par ailleurs être tenus de communiquer vos Données à caractère personnel en cas de demandes légitimes d’autorités publiques, notamment pour répondre à des exigences en matière de respect du droit des Données à caractère personnel, de sécurité nationale, de lutte contre la fraude ou plus largement d’application de la loi.

ARTICLE 6 – CONSERVATION ET SECURITE DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL QUE NOUS TRAITONS

6.1 Les Données à caractère personnel que nous utilisons dans le cadre de nos activités sont par principe stockées dans l’Espace Economique Européen. Certains des Destinataires mentionnés ci-dessus sont toutefois susceptibles d’être établis en dehors de l’Union européenne et d’avoir accès à tout ou partie des Données à caractère personnel collectées par Colibee. Dans ce cadre, nous nous engageons à garantir la protection de vos Données à caractère personnel conformément aux règles légalement applicables, notamment à travers la signature au cas par cas de clauses contractuelles basées sur le modèle de la Commission Européenne ou tout autre mécanisme conforme au RGPD, dès lors que vos Données à caractère personnel sont traitées par un prestataire en dehors de l’Espace Economique Européen et dont le pays n’est pas considéré par la Commission Européenne comme assurant un niveau de protection adéquat.

6.2 COLIBEE met en place des mesures de sécurité organisationnelles et techniques adaptées au degré de sensibilité de vos Données à caractère personnel pour les protéger contre toute intrusion malveillante, toute perte, altération ou divulgation à des tiers non autorisés.

6.3 Lors de l’élaboration, de la conception, de la sélection et de l’utilisation de nos services qui reposent sur le traitement de Données à caractère personnel, COLIBEE prend en compte le droit à la protection des Données à caractère personnel par défaut et dès leur conception.

6.4 Toutes les Données à caractère personnel étant confidentielles, leur accès est limité à nos collaborateurs ou partenaires qui sont habilités et qui ont besoin de les connaître dans le cadre de l’exécution de leurs missions. Tous les salariés ayant accès à vos données sont liés par une obligation de confidentialité et s’exposent à des sanctions s’ils ne respectent pas ces obligations.

6.5 Si vous constatez une Violation de données à caractère personnel, nous vous remercions de bien vouloir nous en informer sans délai et dès que possible, afin que nous puissions examiner si une telle Violation de données à caractère personnel s’est produite et, si tel est le cas, que nous puissions prendre notamment toutes mesures utiles pour mettre un terme au plus vite à cette situation.

ARTICLE 7 – DESCRIPTIF ET EXERCICE DE VOS DROITS

7.1 Vous bénéficiez, dans les limites définies par la loi, des droits suivants :

Droit d’accès : vous pouvez obtenir des informations relatives aux Traitements de vos Données à caractère personnel et leur copie ;
Droit de rectification : vous pouvez solliciter la correction de vos Données à caractère personnel que vous estimez incomplètes ou inexactes ;
Droit à l’effacement : vous pouvez solliciter l’effacement de vos Données à caractère personnel ;
Droit à la limitation du traitement : vous pouvez demander la limitation de Traitement de vos Données à caractère personnel ;
Droit à la portabilité de vos Données à caractère personnel : vous avez le droit à ce que les Données à caractère personnel que vous nous avez fournies vous soient rendues ou, lorsque cela est possible techniquement, transférées à un tiers, dans une forme lisible par machine (à la différence du droit d’accès) ;
Droit de retirer votre consentement à tout moment si le Traitement est opéré sur la base légale de votre consentement ;
Droit de saisir la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (cnil.fr) de toute éventuelle réclamation ;
Droit de définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement ou à la communication de vos Données à caractère personnel après votre décès.

Par ailleurs, vous bénéficiez d’un Droit d’opposition par lequel vous pouvez vous opposer au Traitement de vos Données à caractère personnel pour des motifs liés à votre situation particulière, sachant qu’en cas de prospection, vous disposez d’un droit d’opposition absolu.

7.2 Vous pouvez exercer vos droits i) par courriel accompagné d’une copie d’un document probant d’identité à l’adresse électronique suivante privacy@colibee.com ou ii) par courrier accompagné d’une copie d’un document probant d’identité à l’adresse suivante : Colibee, Responsable Données Personnelles, 15 rue Drouot, 75009 Paris.

7.3 Si vous considérez que cette Politique de Confidentialité n’a pas été correctement exécutée à votre égard, nous vous invitons à nous contacter privacy@colibee.com pour obtenir toute précision ou information complémentaire.

ARTICLE 8 – COOKIES

8.1 Sous réserve de l’obtention de votre consentement, COLIBEE utilise sur son site Internet ‘colibee.com’ des témoins de connexion. Un système de gestion de votre consentement est disponible sur le site.